Membalas email terhadap undangan wawancara dari HRD mungkin akan menjadi penilaian pertama perusahaan terhadap Anda, jadi pastikan pesannya tepat sasaran.
Respon Anda perlu mencerminkan sisi positif dirimu dan menciptakan suasana yang baik untuk wawancaramu. Gunakan tips di bawah ini untuk membuat balasan yang efektif terhadap undangan wawancara.
Dua contoh template email juga disediakan sebagai panduan awal untuk menulis balasan terhadap undangan wawancara.
4 tips untuk membalas email undangan wawancara
Cara paling efektif untuk tetap profesional dalam balasanmu terhadap undangan wawancara adalah dengan membalas dengan cepat dan sopan, serta menjaga email balasan wawancara HRD tetap formal dan bebas dari kesalahan.
1. Balaslah dengan cepat
Proses wawancara memerlukan waktu rata-rata hampir 23 hari untuk diselesaikan. Waktu sangat berarti bagi perusahaan. Pemberi kerja ingin dapat melewati proses wawancara pekerjaan yang sudah lama secepat mungkin. Mudahkan mereka dengan merespons dengan segera setiap komunikasi yang mereka kirimkan.
Balas email wawancara HRD secepat mungkin setelah menerima undangan. Ambil waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa jadwal Anda, menulis balasan sopan, dan membaca email untuk memeriksa setiap kesalahan. Kemudian, kirimkan balasan terhadap undangan wawancara secepat mungkin.
Balasan yang cepat menunjukkan bahwa Anda serius tentang posisi tersebut, dan itu akan membantu mempercepat proses rekrutmen yang bisa jadi menjadi hal yang membosankan bagi mereka.
2. Bersikap sopan dan singkat
Selalu tunjukkan rasa terima kasih karena dipilih sebagai calon kandidat pekerjaan.Lakukan hal ini dengan tetap formal dalam balasan dan berterima kasih kepada perekrut dalam kalimat pertama dari isi email. Anda juga dapat menambahkan kalimat di dekat akhir yang mencerminkan rasa terima kasih, misalnya, “Sekali lagi, saya menghargai kesempatan ini untuk bertemu dengan Anda.”
Satu hal yang perlu diingat, hindari kelebihan ungkapan rasa terima kasih. Anda ingin menjaga balasan singkat, karena manajer perekrutan dan tim sumber daya manusia harus menyelesaikan banyak email dan tugas penjadwalan pada tahap ini dalam proses.
Balasan email yang singkat dan sopan juga menunjukkan potensi pemberi kerja bagaimana Anda mungkin akan mewakili perusahaan mereka dalam komunikasi masa depan dengan klien.
3. Gunakan format yang tepat
Semua balasan terhadap email undangan wawancara HRD harus mengikuti struktur dasar berikut:
Salam pembuka
Isi
Penutup
Tanda tangan email dengan informasi kontak
Ketika mempertimbangkan salam pembuka dan penutup, selalu cenderung pada yang formal.
“Yang Terhormat,” “hormat kami”, dan “salam hormat” mungkin terdengar biasa, tetapi mereka dapat memenuhi tugasnya. Mereka juga menghilangkan kebingungan jika Anda ragu tentang bagaimana cara menyapa kontak.
Baca juga: Ciri-Ciri Email Lamaran Kerja yang Benar, Dijamin Dibaca HRD!
Hal penting lainnya untuk diingat dalam salam pembuka adalah selalu menyapa orang yang tepat (bukan hanya alamat email umum perusahaan, misalnya) dan menggunakan gelar yang benar sebelum nama kontak.
Selanjutnya, Anda ingin mengkonfirmasi waktu wawancara dengan manajer penjadwalan atau menawarkan waktu alternatif jika ada agenda yang benar-benar tidak bisa ditinggalkan. Ini bukan saatnya untuk membawa informasi atau pertanyaan tambahan — semuanya bisa diatasi dalam wawancara sebenarnya.
Terakhir, setelah penutup, pastikan untuk menyertakan nama lengkap dan tanda tangan email. Tanda tangan Anda terdiri dari beberapa baris setelah nama dengan informasi kontak penting, termasuk:
Alamat email
Nomor telepon
Website atau profil LinkedIn (jika relevan dan terkini)
Mungkin Anda ingin menyertakan informasi tambahan dalam tanda tangan, seperti posisi saat ini, tempat kerja, dan alamat fisik.
Tanda tangan Anda memberi pemberi kerja cara cepat dan mudah untuk menemukan informasi kontak, meskipun informasi itu sudah ada di resume. Memberikan rincian adalah cara lain untuk membuat pekerjaan rekruter semudah mungkin dan menunjukkan bahwa Anda memikirkan prioritas mereka selama proses wawancara.
4. Periksa kesalahan
Sebelum mengirimkan balasan terhadap email undangan wawancara pekerjaan, pastikan untuk membaca pesan Anda kembali untuk menangkap kesalahan ketik atau kesalahan lainnya.
Membaca balasan dengan keras dapat membantu untuk mengenali kesalahan. Anda juga dapat menyalin dan menempel pekerjaanke dalam alat pengecek ejaan atau tata bahasa untuk lapisan ulasan tambahan.
Contoh template email untuk membalas permintaan wawancara kerja
Jika Anda membutuhkan beberapa contoh konkret tentang cara membalas email permintaan wawancara, Anda datang ke tempat yang tepat. Gunakan contoh balasan email wawancara berikut sebagai panduan awal untuk membuat balasan terpersonalisasi.
- Template email undangan wawancara untuk mengkonfirmasi janji temu
Template untuk email balasan konfirmasi wawancara
Dear Ibu Lina,
Terima kasih atas undangan untuk wawancara dengan [nama perusahaan]. Saya ingin mengkonfirmasi bahwa saya akan tersedia untuk bertemu dengan Anda pada hari Sabtu, 30 Agustus pukul 09.30 pagi.
Saya menghargai kesempatan untuk berbicara dengan Anda dan sangat berharap dapat belajar lebih banyak tentang posisi ini.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Tanda tangan email]
Balasan email wawancara kerja ini berusaha menjawab pertanyaan utama, mengkonfirmasi tanggal dan waktu, dan menunjukkan rasa terima kasih atas undangan, tetapi hanya dalam beberapa kalimat singkat.
Ini adalah apa yang dicari oleh manajer perekrutan atau perekrut. Format umum ini efektif ketika membalas email undangan wawancara.
- Template email undangan wawancara untuk jadwal yang berbenturan
Template untuk email balasan konfirmasi wawancara kerja ketika sudah ada jadwal.
Dear Pak Budi,
Terima kasih banyak atas kesempatan wawancara dengan [nama perusahaan].
Saya sangat berharap bertemu dengan Anda. Namun, saya telah memiliki janji yang terjadwal pada tanggal yang Anda minta. Mohon informasikan jika salah satu dari tanggal dan waktu berikut cocok untuk Anda: [Daftar pilihan tanggal dan waktu yang tersedia.]
Terima kasih sekali lagi atas pertimbangannya, dan saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Tanda tangan email]
Dalam contoh ini, Anda mengakui ada jadwal yang tidak bisa ditinggalkan sambil menawarkan opsi untuk memperbaiki situasi. Ini menunjukkan bahwa kamu tertarik dengan posisi dan mampu memecahkan masalah secara efektif.***
Baca juga:
- Kirim Lamaran Lewat Email? Begini Beberapa Tipsnya
- Cara Unsend Email: Fitur yang Membantumu Ketika Tak Sengaja Membuat Kesalahan
- Cara Menolak Offering Letter Lewat Email Secara Sopan dan Profesional
Penulis: Niqi Carrera
