Credit photo: www.freepik.com/economic-information-with-executive
Rapat adalah hal yang sangat tidak mungkin terpisahkan dengan kehidupan organisasi. Baik kepanitiaan, organisasi mahasiswa, sampai komunitas pun juga pasti pernah melakukan rapat. Bagi para aktivis kampus, rapat sudah menjadi rutinitas. Bahkan seperti minum obat, 3 kali sehari. Atau ada juga yang telah menjadi hobi.
Namun, mahasiswa juga manusia. Ada momen di mana kejenuhan mulai menyapa, yang awalnya hobi sangat bisa menjadi benci. Ingin menjauh sejauh-jauhnya dari rapat. Tentu ini akan mengurangi performa orang-orang yang terlibat rapat. Dan pastinya berimbas kepada nadi organisasi maupun kepanitiaan. Sehingga di sinilah peran pemimpin rapat sangat dibutuhkan untuk menghadirkan rapat yang tidak biasa.
Berdasarkan pengalaman dari penulis, berikut adalah beberapa perspektif yang bisa digunakan untuk dijadikan referensi agar rapat sebagai hal yang tidak biasa.
- Pahami Mereka
Penulis kira ini merupakan aturan pertama yang harus dipegang teguh oleh pemimpin rapat. Seorang pemimpin rapat harus memahami karakter, situasi, bahkan kondisi. Apalagi organisasi tingkat kampus, pasti banyak ditemui latar belakang mahasiswa yang berbeda satu dengan yang lainnya. Mereka mahasiswa sosial tentu lebih memiliki waktu yang fleksibel dibanding mahasiswa sains yang harus sibuk dengan praktikum hingga laporan.
Sehingga, pemimpin rapat harus paham agar tidak salah dalam bertindak maupun mengambil keputusan. Perwujudan dari pemahaman adalah toleransi yang melahirkan fleksibilitas, tidak kaku. Pemimpin perlu untuk senantiasa berpikir positif terhadap kondisi dari masing-masing anggotanya
- Buat Nyaman
Setelah kita dapat memahami segala yang berurusan dengan anggota, selanjutnya adalah membuat mereka nyaman. Sebisa mungkin membuat mereka merasa tidak salah memilih kepanitiaan atau organisasi. Bagaimana caranya? Beragam cara dapat dilakukan. Mulai dari aktif berinteraksi, friendly, apabila staff tengah dilanda masalah kita harus menjadi orang yang pertama tahu dan memberikannya segudang solusi, dan lain-lain. Bisa juga dilakukan dengan teknik word of mouth, bagaimana mempengaruhi mereka dengan kata-kata yang tidak biasa. Intinya adalah bagaimana membuat mereka menjadi sosok yang sangat dibutuhkan dalam organisasi maupun kepanitiaan tersebut.
- Jangan Monoton
Manusia adalah makhluk yang mudah bosan. Begitu juga dengan mahasiswa dengan segala lika-likunya. Yang semula tertarik sangat mudah untuk tidak lagi peduli, karena memang hati manusia didesain untuk mudah terbolak-balik. Kebosanana muncul biasanya karena pembahasannya selalu sama, atau bisa juga karena tempatnya sama, tidak ada variasi. Pemimpin rapat perlu untuk merumuskan inovasi agar jalannya rapat tidak monoton. Bisa juga dengan mendesain urutannya, jangan langsung bertanya progress, tanya dulu kabarnya, kesibukannya, dan masalah yang tengah dihadapi. Karena yang perlu kita sadari, kita tengah memanajemen manusia, bukan robot, yang ketika ditanya progress langsung jawab cepat dan tepat. Sungguh luar biasa, para pemimpin rapat yang benar-benar dapat memanusiakan manusia.
- Share your Inspiration
Hal lain yang dapat dijadikan opsi untuk membuat rapat menjadi tidak biasa adalah dengan berbagi inspirasi. Penulis kira ini merupakan hal yang penting. Di balik pasang-surutnya semangat anggota, kita perlu menjadi sinar rembulan yang terus membuat semangat anggota kita senantiasa pasang. Belum lagi tugas kuliah yang banyak, bisa jadi anggota yang datang rapat baru saja berlelah-lelah dalam kuliah, maka sekali-sekali jangan langsung ditanya progress. Mereka juga manusia yang butuh bernapas. Penulis biasanya mencoba berbagi terkait segala pengalaman yang menarik untuk diceritakan, di awal rapat. Hal ini bertujuan untuk memulihkan kembali kondisi hati dari masing-masing anggota agar satu frekuensi kembali. Bagi penulis, pemimpin rapat memiliki tanggung jawab untuk membuat kualitas sumber daya manusia yang terlibat harus lebih baik dari sebelumnya, walaupun itu hanya sedikit.
Jadi, sudah siap mendesain rapat kamu menjadi rapat yang tidak biasa?
