Halo Sobat Campuspedia! Sejak diberlakukannya PSBB hingga Adaptasi Kebiasaan Baru oleh pemerintah, segala aktivitas yang kita lakukan harus menggunakan protokol kesehatan untuk mencegah penyebaran Covid-19. Hal ini tentunya berdampak pula pada banyak sekali agenda acara umum yang sebelumnya telah dipersiapkan. Virtual Event atau menggelar acara secara online akhirnya dirasa menjadi pilihan yang tepat daripada membatalkan acara secara keseluruhan.
Virtual event dapat dibuat dalam berbagai bentuk. Mulai dari live tweeting untuk melakukan tanya jawab dengan followers, webinar dengan mengundang narasumber ahli, hingga melakukan workshop online. Lalu, bagaimana caraya membuat event online yang sukses dan berkesan? Simak tips dari Campuspedia berikut ini ya!
1. Buat branding acaramu secara matang
Tak peduli event besar maupun kecil, perencanaan yang matang sangatlah penting. Mulailah dengan membuat branding dan konsep utama acara kamu, Sobat Campuspedia. Semakin awal dipersiapkan akan semakin baik. Menurut Kotler (2009), branding merupakan nama, istilah, tanda, simbol, rancangan atau kombinasi dari hal-al lainnya yang dimaksudkan untuk mengidentifikasi barang, jasa atau kelompok penjual untuk membedakannya dari barang atau jasa pesaing. Branding juga berlaku guys dalam mengadakan event online.
Bagaimana kamu mengemas acara tersebut dan apa yang membuatnya berbeda dengan event daring lainnya merupakan point penting persiapan yang tidak boleh dilewatkan. Persiapan dan perencaaan yang matang mengenai konsep acara akan menjadi kunci utama sukses tidaknya suatu event. Jadi, buatlah konsep acara sekreatif mungkin dan menarik! Bisa juga dengan mengundang narasumber terkenal yang relevan di bidangnya. Hal-hal detail tersebut harus dipersiapkan secara rinci sejak awal. Semangat!
Baca Juga: Sebelum Masuk Kuliah, 6 Hal Ini Perlu Dipersiapkan Calon Mahasiswa Baru 2020
2. Kenali dan sesuaikan siapa yang akan menjadi peserta
Setelah memiliki konsep acara, tentunya kamu wajib sudah memilki gambaran dan pemahaman yang kuat tentang siapa yang akan menjadi peserta. Apakah mereka lebih cenderung mengambil bagian dalam event online? Seberapa besar pemahaman mereka terhadap teknologi? Ada begitu banyak pertanyaan lainnya yang perlu kamu tanyakan untuk membangun profil demografis yang kuat.
Menurut Socialtables, ada beberapa pertanyaan yang bisa diajukan untuk memahami siapa yang akan menjadi peserta event online kamu.
- Bidang apa dalam industrimu yang paling mereka minati?
- Seberapa akrab atau aktif mereka dengan media sosial dasar?
- Jenis penawaran apa yang paling mereka sukai?
Nah untuk membantu mengerti hal-hal di atas, kamu bisa melakukan survei atau forum diskusi dengan calon audiensmu. Kamu bisa melakukannya dengan membuat formulir kuesioner online yang dapat kamu bagikan melalui media sosial.
3. Pilih waktu dan durasi yang tepat
Memilih waktu dan durasi yang tepat sangat penting Sobat Campuspedia! Lakukan sedikit riset apakah waktu yang kamu pilih bertepatan dengan hari libur ada adanya event lain yang dapat mengurangi kehadiran peserta. Pilih waktu yang paling memungkinkan untuk diikuti oleh semua pihak.
Selain waktu penyelenggaraan, durasi acara juga tidak kalah penting. Gunakan waktu seefisien mungkin. Tidak semua peserta hadir akan betah berlama-lama di depan laptop atau handphone untuk mengikuti event online. Kapan acara dibuka, berapa lama sambutan atau materi dilakukan, kapan sesi tanya jawab diadakan, semua harus direncanakan secara efektif dan efisien!
Baca Juga: Ini Dia 10 Skill Paling Dibutuhkan di Tahun 2020 oleh World Economic Forum!
4. Persiapkan hal-hal teknis
Sama seperti event lainnya, perencanaan event online memiliki banyak format. Event online dapat berupa web seminar (webinar), workshop, atau diskusi. Kuncinya terletak pada menciptakan pengalaman unik, sesuatu yang berbeda dari apa yang mungkin dilakukan oleh pesaing. Oleh karena itu, proses penyampaian acare menjadi hal yang vital. Kamu perlu mempersiapkan hal-hal teknis dan memastikannya lancar pada hari H.
Koneksi internet yang stabil dan bandwith yang cukup dibutuhkan untuk event online. Gunakan pula backup koneksi dan laptop serta persiapkan moderator cadangan untuk menghindari hal yang tidak diinginkan. Dan jangan lupa untuk memilih platform Meeting atau Webinar yang tepat. Misalnya Periscope, Facebook Livestream, YouTube Live, Google Meet, hingga Zoom.
Baca Juga: Merencanakan Masa Depan Dari Usia Muda? Begini 5 Langkah Tepatnya!
5. Sosialisasikan eventmu dan lakukan promosi yang meriah!
Event online juga harus dipromosikan sama gencarnya dengan acara offline biasa. Di sinilah media sosial berperan! Kamu bisa memanfaatkan Instagram, Twitter, hingga Facebook untuk mempromosikan acaramu, Sobat Campuspedia!
Melakukan promosi menjadi kunci agar semakin banyak prang yang tertarik untuk hadir. Berikan poin penting pada promosimu, misal pembica yang berkualitas, kesempatan menjaring relasi, menambah pengetahuan sampai dengan kesempatan mendapatkan hadiah.
Selain itu, kamu juga dapat menyertakan tautan ke konten lain di postingan promosi tersebut, seperti profil speaker, formulir pendaftaran, hingga video tutorial tentang cara mengikuti event online tersebut. Kamu juga bisa menggunakan berbagai hashtag yang dapat menarik perhatian konsumen untuk bergabung mengikuti event online kamu.
6. Tingkatkan keterlibatan peserta di eventmu
Dengan melibatkan peserta dalam acaramu, kamu akan membuat event online semakin menarik dan tidak monoton. Namun tentunya hal ini tentu harus disesuaikan dengan konsep acara yang telah dipersiapkan. Contoh sederhana yang dapat dilakukan yaitu dengan tanya jawab melalui chat atau Q&A, kuis, games, polling atau meminta feedback dari peserta. Ingat juga bahwa moderator atau pembawa acara yang mumpuni akan menjadi kunci penting untuk memandu acara agar berkesan.
Nah itu tadi 5 Tips Sukses Bikin Event Online Jadi Berkesan! Semoga bermanfaat ya! Untuk informasi dan tips penting lainnya, jangan lupa follow Campuspedia di Instagram, Facebook, OA LINE dan juga di Twitter!
