Sumber gambar: themuse.com

Tak terasa sudah 2 bulan segala pembelajaran dilakukan secara daring; ujian di kampus, ujian sekolah bahkan UTBK juga dilaksanakan secara daring sebagai akibat dari perkembangan CoVID-19 ini. Sebentar lagi, setelah UTBK selesai dan semester baru sudah tiba, akan timbul permasalahan baru: biaya kuliah! Walaupun sudah banyak alternatif beasiswa yang ditawarkan oleh kampus impian, tetapi pada umumnya, beasiswa-beasiswa ini akan memerlukan suatu dokumen yang sangat krusial: Motivation Letter. Dokumen ini seringkali merupakan suatu dokumen wajib dalam mengajukan beberapa beasiswa bergengsi (tetapi dalam istilah berbeda, ada yang seperti Essay), seperti SEA Scholarship Indonesia sebagai salah satu contohnya.

Eits… tidak hanya mahasiswa baru, terdapat banyak beasiswa untuk mahasiswa yang tengah menjalankan studi S1 yang memerlukan dokumen ini, seperti Beasiswa Bank Indonesia sebagai salah satu contohnya. Untuk calon mahasiswa S2, motivation letter ini juga adalah surat yang wajib untuk masuk ke kampus-kampus baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

Motivation Letter ini menjadi sangat penting karena pihak rekruiter akan dapat mengetahui pola pikir, tujuan hidup, dan potensi yang ada di individu tersebut; dengan kata lain, isi dari motivation letter akan dijadikan acuan untuk melihat apakah individu terkait cocok dengan pihak yang hendak dicari oleh rekruiter.

Lantas, kira-kira bagaimana caranya menulis motivation letter agar diterima secara otomatis?

Langkah #1: Riset kriteria yang di rekruiter

Sumber gambar: 123RF.com

Kesan pertama adalah kesan yang sangat penting dalam memulai segala sesuatu. Hal ini juga berlaku bagi pihak rekruiter dong pastinya. Tentu saja, sebagai pihak pemberi beasiswa, mereka ingin merasakan dipentingkan oleh Anda. Caranya? Melalui demonstrasi akan pengetahuan Anda terhadap kondisi rekruiter dan apa kontribusi yang dapat diberikan kepada pihak rekruiter bila diterima!

Risetnya harus mencakup apa saja, ya kira-kira? Yuk, disimak ketiga poin ini!

• Pertama, riset akan prinsip instansi yang bersangkutan

  Riset dalam hal ini mencakup prinsip instansi, values yang dipegang oleh instansi terkait. Riset ini tujuannya biar tahu apa saja kriteria yang harus dimiliki oleh pengaju biar dinilai sebagai kandidat yang pas, loh!

   

• Kedua, riset akan program-program instansi, terutama untuk program yang diajukan

  Dengan riset terhadap program-program yang dijalankan, Anda dapat mengetahui kecenderungan instansi untuk bergerak di bidang apa. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui apa yang akan dilakukan selama menjalani program beasiswa ini sehingga Anda bisa saja mengajukan inisiasi-inisiasi yang hendak diterapkan selama menerima program ini; pihak rekruiter akan mengetahui bahwa Anda sangatlah serius dalam mengikuti program ini sehingga dapat menformulasikan inisiasi-inisiasi ini.

   

• Ketiga, riset akan kecenderungan sifat dari pengaju yang diterima

  Program-program beasiswa ini, secara umum, sudah ada selama beberapa tahun. Karena program beasiswa ini terbuka bagi umum, dapat dikatakan bahwa terdapat peluang adanya senior yang sudah pernah mendapatkan beasiswa ini, baik dari kampus Anda, maupun dari kampus lain; kalaupun tidak ada, sebagai penerima beasiswa, tentunya mereka memiliki suatu kewajiban, baik langsung maupun tidak langsung, untuk mempromosikan beasiswa ini.

  Alhasil, penggunaan social media ini harus digalakkan, loh, buat dapat koneksi dan bisa kepo-kepoin soal tips-tips menerima beasiswa ini. Apalagi situasi CoVID-19 ini, di mana interaksi secara face-to-face pasti bakal sulit untuk dilakukan. Siapa tahu, bisa saja Anda kecipratan informasi soal beasiswa ini biar bisa dijadikan bahan input buat motivation letter-nya!

  Contohnya, jika penerima beasiswa rata-rata menceritakan inisiasi mereka selama menerima beasiswa ini, Anda bisa saja menyisipkan sifat inisiator saat menulis motivation letter ini karena sifat ini sudah tentunya dicari oleh pihak institusi.

Setelah kepo-kepoin soal pihak institusi ini, sudah pasti ada data yang cukup dalam menulis motivation letter ini. Data ini pastinya sangat membantu akan keberlangsungan tulis-menulis ini. Nah, tapi kira-kira bagaimana ya cara menulisnya?

Langkah #2: Buat kerangka penulisan/outlining

Sumber gambar: lynda.com

Kerangka penulisan ini mungkin dianggap sepele, namun ingatlah bahwa setiap hari, rekruiter menerima ratusan hingga ribuan motivation letter. Akibatnya, untuk membuat motivation letter ini memberi kesan yang dalam, poin-poin yang ingin disampaikan haruslah dikemas dalam suatu tulisan yang sangat kompak dan menarik. Kerangka penulisan ini berperan sebagai acuan akan alur penulisan dan struktur dari motivation letter agar tidak menyimpang dari poin yang hendak disampaikan.

Oleh sebab itu, tahap riset yang telah dilakukan sangat penting. Dengan riset yang sudah dilakukan, penyusunan informasi dan poin akan lebih dipermudah. Selain itu, karena Anda mengetahui karakteristik dari instansi tersebut, Anda dapat menentukan skala prioritas untuk menempatkan apa poin yang hendak dibawakan terlebih dahulu sehingga motivation letter yang ada dapat berdampak lebih besar lagi.

Kerangka penulisan ini juga penting karena untuk menghasilkan motivation letter yang bagus, upaya yang lebih perlu dikerahkan dalam melakukan revisi dan revisi. Dengan mengacu kepada kerangka penulisan ini, secara tidak langsung, Anda akan merasa bahwa akan ada saja kalimat yang dapat dipangkas, kalimat yang dapat disampaikan dengan lebih kompak dan jelas, dan kalimat yang bisa dijelaskan lebih lanjut dari kalimat yang sudah ada. Hasilnya, hasil revisi akan menghasilkan mutu tulisan yang jauh lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Langkah #3: Tuliskan detil kontak rekruiter dan detil kontak Anda

Sumber gambar: indiatoday.in

Rekruiter tentu ingin mengetahui kepada siapa surat ini ditujukan; karena instansi perusahaan adalah suatu satu kesatuan yang sangat besar yang terdiri atas beberapa divisi dan individu yang beragam. Maka dari itu, menuliskan kontak rekruiter sebelum memulai penulisan itu penting.

Dengan menuliskan kontak rekruiter, pihak rekruiter akan merasa bahwa Anda mengakui keberadaannya; apalagi jika motivation letter ini mencakup nama dari rekruiter yang mengajukan, wah, sudah pasti bahagia banget rekruiternya! Adapun kontak rekruiter ini dapat dicari dari surfing di Internet, melihat profil sosial media, atau dari situs web perusahaan.

Jika kontak rekruiter dapat dapat ditemukan, hal yang perlu dilakukan adalah menuliskan kontak dari rekruiter yang mencakup:

• Salutasi (Kepada Yth.)
• Sapaan (Bapak/Ibu)
• Nama lengkap rekruiter yang disertai gelar
• Alamat e-mail (opsional)
• Departemen dari rekruiter
• Lokasi rekruiter
• Alamat lengkap perusahaan tempat rekruiter bekerja

Akan tetapi, seringkali kontak tersebut sulit ditemukan karena privasi dari instansi terkait atau kontak sosial media yang tidak disebarluaskan. Maka, langkah yang dapat dilakukan adalah dengan menghapus bagian sapaan dan nama lengkap sehingga hanya tertulis departemen yang merekrut.

Informasi kontak perusahaan mungkin sudah ditulis, tapi jangan lupa untuk tetap mencantumkan kontak pribadi, loh! Kontak pribadi ini akan dijadikan acuan instansi untuk mengetahui bagaiamana caranya menghubungi pelamar apabila rekruiter merasa kriteria dari pihak pengaju sesuai. Strukturnya kira-kira mencakup hal-hal berikut:

• Nama lengkap
• Alamat e-mail
• Nomor telepon
• Alamat pengaju
• Link sosial media pendukung

Langkah #4: Pembuka yang Menggugah

Ingatlah, dalam pengajuan suatu beasiswa, ada ratusan hingga ribuan motivation letter yang tentunya akan masuk ke pihak rekruiter, sehingga peluang terbacanya motivation letter hingga tuntas sangat kecil. Oleh sebab itu, motivation letter yang ditulis haruslah menimbulkan “wow-factor” tersebut, dalam hal ini, tulisan yang diunggah harus menarik agar dapat dibaca sampai habis.

Sangat dianjurkan bahwa kalimat pembuka yang diberi tidak hanya berupa salam perkenalan, latar belakang pendidikan, atau biodata saja. Hal ini memang sewajibnya dilakukan, bahkan telah dilakukan oleh semua orang. Maka, kunci dari hal ini adalah dengan menambahkan lagi kisah yang relevan, seperti kondisi saat ini, kelebihan dan kekurangan dari bidang yang dilakukan, bagaimana upaya melakukannya dan visi yang hendak dicapai. Ya, kata visi ini sangat penting dalam penulisan ini. Dengan visi yang kuat dan sesuai dengan perusahaan, pihak rekruiter akan menjadi tertarik untuk membacanya lebih lanjut.

Sebagai referensi dari kalimat pembuka yang baik, Anda dapat memulai dengan cara membaca blog yang menarik, seperti cuplikan dari artikel berikut. Akan tetapi, perlu diingat bahwa bahasa yang digunakan harus tidak mengurangi nilai kesopanan dari motivation letter yang diajukan.

Sumber gambar: https://www.thoughtco.com/how-to-catch-river-crabs-1690726

Akan tetapi, mengingat isi yang tidak terlalu panjang, sangat dianjurkan untuk membuat paragraf pembuka ini sebanyak 1 paragraf saja, karena isi dari motivation letter secara umum berjumlah 1 halaman dan berjumlah 500-700 kata.

Langkah #5:  Isi yang Mepresentasikan Siapa Anda

Pertama, data pendukung, kedua, pembuka yang membuat pembaca terkesima, ketiga, gaya bahasa yang pas…. Kira-kira apa lagi ya yang kurang? Walaupun beberapa poin permulaan ini penting, poin-poin ini tidak akan berarti bila isinya kurang mengena hati si rekruiter, loh! Ibarat buah apel yang warnanya cerah, namun rasanya masam… kira-kira apakah Anda akan memakan sampai habis? Tentu tidak, kan?

Walaupun pengantar dan impresi pertama sudah menambah peluang rekruiter membaca semua isi motivation letter, tetapi bila isinya kurang sesuai, maka kekecewaannya tentu akan berlipat ganda juga, bukan? Maka, isi dari motivation letter ini menjadi langkah selanjutnya untuk membuat rekruiter semakin yakin untuk memilih Anda!

Mengingat jumlah kata yang terbatas dan panjang yang efektif hanyalah 1 halaman, tentunya delivery akan poin-poin ini secara kompak dan menyeluruh menjadi sangat penting, loh! Nah, tentu untuk membuat poin-poin ini tersampaikan secara tepat harus diperlukan revisi dan perbandingan secara berkala terhadap kerangka yang telah dibuat.

Akan tetapi, secara umum, isi dari motivation letter yang baik pada umumnya mencakup hal-hal berikut.

• Siapa diri Anda

  Karena motivation letter bertujuan untuk menyampaikan kepada rekruiter siapa diri Anda yang sebenarnya, Anda tentu harus mengetahui diri Anda sendiri; baik dari sifat atau karakter apa yang dominan, kelebihan dan kekuranganmu, dan beberapa parameter-parameter lainnya. Analisis yang dapat dilakukan terhadap kepribadian Anda sendiri adalah melalui analisis SWOT. Analisis ini, secara umum, akan memberikan gambaran terhadap rekruiter akan kelebihan, kekurangan, hal yang menjadi pendukung, dan hal yang menjadi penghambat bagi Anda untuk berkembang.

  Kesalahan yang sering terjadi adalah mengelaborasi terlalu panjang mengenai diri Anda sendiri sehingga terkadang Anda bisa saja lupa untuk mengaitkannya kembali dengan bagaimana Anda sesuai dengan kriteria yang dicari dengan perusahaan. Maka dari itu, kerangka ini sangat penting supaya Anda tidak lupa untuk menyampaikan poin-poin apa saja yang Anda hendak sampaikan.

• Pencapaian Anda selama ini

  Melalui deskripsi akan pencapaian Anda yang pernah dicapai, rekruiter akan mengetahui skills yang telah Anda miliki dan specialty dari Anda yang membuat Anda berbeda dari individu yang lain. Akan tetapi, jangan lupa untuk mendeskripsikan seefisien mungkun ya, sobat Campuspedia!

   

• Mengapa Anda adalah kandidat yang sesuai

  Pertanyaan ini merupakan salah satu pertanyaan yang sulit dan seringkali hal ini akan membuat Anda dapat diterima ataupun tidak diterima. Cara mengatasi hal tersebut adalah dengan melihat kembali pengalaman yang pernah dialami dan mencocokkan dengan filosofi dari instansinya. Selain itu, buatlah agar alasan yang Anda sampaikan relevan terhadap kondisi instansi sehingga peluang Anda untuk diterima semakin tinggi karena dinilai dapat menyelesaikan permasalahan apa yang ada di instansi tersebut.

• Cara Anda berkontribusi ke depannya

  Dengan bekal riset yang telah dikerjakan dan analisis terhadap diri Anda sendiri, Anda tentu dapat merumuskan hal-hal yang akan Anda lakukan. Akan tetapi, suatu gagasan hanyalah suatu gagasan apabila tidak dapat diimplementasikan. Oleh sebab itu, framework dari SMART sangatlah penting dalam menjelaskan bagaimana Anda akan berkontribusi ke depannya.

   

  SMART adalah suatu framework yang seringkali digunakan dalam bisnis dalam pelaksanaan gagasan yang diajukan agar hasil dari pelaksanaan dapat bersifat konkrit dan actionable. Adapun elemen-elemen penyusun dari kata SMART sendiri ini mencakup:

1. Specific: target yang diciptakan haruslah bersifat spesifik agar individu tersebut termotivasi untuk mencapai target ini.
   

    Contoh:“C ingin memperoleh kemampuan dan pengalaman yang cukup untuk menjadi kepala divisi artistik dalam suatu organisasi sehingga dapat merintis perusahaan seni ke depannya.”

2. Measurable: target yang diciptakan haruslah memiliki nilai tertentu, biasanya dinyatakan dalam angka.
   

   Contoh:“Keuntungan bisnis yang diraup pada minggu pertama haruslah mencapai Rp200.000,00.”

3. Achievable: target yang diciptakan harus bersifat realistis dan dapat dicapai.
   

   Contoh:“Pada akhir minggu ini, saya harus turun sebanyak 3 kg.”

4. Relevant: target yang diciptakan harus sesuai dengan target-target lain, dalam hal ini target yang diciptakan haruslah sesuai dengan hal-hal atau kondisi dari instansi.
   

   Contoh:Perusahaan E ingin mencari orang yang mahir berbahasa Inggris; tidak mungkin perusahaaan akan menerima orang yang tidak dapat berbahasa Inggris sama sekali.

5. Time-bound: target yang diciptakan harus ada tenggat waktunya.
   

   Contoh:“Projek F akan diselesaikan dalam kurun waktu 3 bulan.”

• Bagaimana kontribusi Anda sejalan dengan kondisi institusi

  Pada akhirnya, sebagus apapun kandidatnya, apabila instansi terkait tidak merasakan adanya relevansi sama sekali antara gagasan yang diajukan terhadap kondisi dari instansi, kandidat tersebut tidak akan diterima. Maka dari itu, ide-ide yang disampaikan atau rencana ke depannya haruslah solutif, merefleksikan apa yang hendak diselesaikan oleh perusahaan dan bagaimana hal tersebut dilaksanakan. Oleh sebab itu, detil-detil yang mungkin tidak bersifat signifikan bisa menjadi data yang sangat powerful, loh, jadi perhatikan apa yang diperlukan perusahaan!

Poin-poin ini banyak, tetapi ingatlah untuk selalu merevisi dan menyeleksi poin apa yang penting dan poin apa yang kurang penting. Hal ini karena motivation letter yang panjang tidak akan berarti walaupun isi dari motivation letter ini bagus.

Langkah #6: Penutup

Informasi yang sangat banyak tentulah akan membuat rekruiter lost track walaupun sudah dibuat seefektif mungkin. Hal tersebut dapat diatasi dengan membuat suatu paragraf penutup. Paragraf penutup ini merupakan paragraf yang menjelaskan secara singkat apa isi dari surat ini. Paragraf penutup yang efektif mencakup hal-hal berikut:

• Mengapa Anda mendaftar beasiswa ini secara spesifik

• Keinginan Anda untuk belajar lebih melalui program beasiswa

• Keinginan Anda untuk berkontribusi kepada instansi ini

Untuk mengakhirinya, dapat digunakan salam penutup berupa “Hormat Saya”, “Salam”, atau sapaan penutup lain yang kemudian dilanjutkan dengan tanda tangan dan nama lengkap Anda.

Langkah #7: Revisi, revisi, revisi

Tulisan yang bagus adalah tulisan yang telah mengalami beberapa proses evaluasi dan revisi. Dengan adanya revisi, Anda dapat meninjau kembali kesalahan-kesalahan selama pengerjaan yang meliputi faktor bahasa dan tata kata.

Adapun hal-hal yang dapat dilakukan selama proses revisi ini adalah:

• Melihat kembali apakah motivation letter telah sesuai dengan guidelines (jika ada) atau prinsip dan filosofi perusahaan melalui perbandingan tulisan dengan data riset

• Melihat kembali apakah ada kalimat repetitif atau tidak

• Melihat kembali apakah ada informasi yang kurang relevan dari tulisan melalui analisis SMART

• Melihat apakah ada kalimat yang dapat diringkas, dan apakah ada kalimat yang kurang penyampaiannya

• Melihat apakah ada kesalahan kata dan bahasa dari kaidah KBBI

• Meminta bantuan pihak lain untuk proofreading atas motivation letter yang sudah jadi

• Membandingkan tulisan dengan kerangka karangan, apakah isi yang disampaikan sudah semuanya atau belum.

Berikut adalah contoh dari motivation letter yang menarik untuk dijadikan sebagai bahan referensi.

      Sumber gambar: motivation-letter.net

Pada akhirnya, semua hal ini adalah suatu proses yang tidak dapat berlangsung secara instan, maka untuk menguasai hal ini, diperlukan latihan dan revisi secara rutin. Nah, mungkin selama ini tidak ada platform yang dapat mendukung pelaksanaan latihan ini, atau mungkin saja, Anda merasa bahwa Anda belum siap untuk mengajukan motivation letter ini karena eksplorasi diri yang belum maksimal.
­Sumber gambar: motivation-letter.net

Maka dari itu, Campuspedia, sebagai suatu platform bagi pengembangan diri baik dari soft skills maupun dari pendidikan, kini hadir dengan penawaran Career Class! Career Class adalah sebuah inisiatif yang dilakukan oleh Campuspedia yang menawarkan kegiatan workshop atau bincang online dengan topik yang beragam dan narasumber dari berbagai bidang. Career Class ini rutin dilaksanakan seitap bulan, dengan target audience-nya berupa pelajar, mahasiswa, fresh graduate, dan job seeker. Kelas online ini menghadirkan banyak pilihan topik dari industri teknologi, digital, kreatif, hingga program self-development yang mencakup pembuatan CV, public speaking, dan masih banyak lagi. Jadi, sebagai bahan persiapan untuk membuat motivation letter yang baik, yuk bekali diri Anda dengan mengikuti career class ini!