Profesi sekretaris bukanlah hal yang asing bagi banyak orang. Sayangnya, jenis pekerjaan ini sering dianggap sebagai pekerjaan yang mudah untuk dilakukan. Padahal kenyataannya tidak selalu demikian.
Peran sekretaris dalam suatu perusahaan termasuk penting, lho, Campuspedia Friends. Bahkan sekretaris dikategorikan sebagai kunci dalam manajerial perusahaan.
Tentu pekerjaan yang diemban oleh seorang sekretaris tidaklah mudah. Penasaran kenapa? Yuk simak penjelasan seputar profesi sekretaris di bawah ini.
Baca juga: 5 Hal Yang Harus Kamu Tahu Sebelum Berkarir di Korporasi! Nomor 4 dan 5 Bikin Makin Semangat!
Deskripsi Pekerjaan
Sekretaris adalah seseorang dalam perusahaan yang berurusan dengan bidang administratif. Termasuk di dalamnya membantu atasan untuk mengurusi keperluan administrasi perusahaan.
Seluruh aktivitas kerja sekretaris tersebut bertujuan untuk mempermudah jalannya bisnis perusahaan secara efisien dan profesional. Selain itu juga untuk membantu atasan dalam menjalankan pekerjaannya.
Sekretaris harus memastikan kondusifitas arus informasi di perusahaan tempat ia bekerja. Beberapa hal yang menjadi pekerjaan (job desc) seorang sekretaris adalah mengatur agenda (janji temu), mengelola pencatatan, dan mengelola informasi, termasuk mengurusi surat- menyurat dan dokumen penting.
Pada akhirnya, sekretaris bertanggung jawab penuh terhadap perusahaan bukan kepada atasannya saja. Hal inilah yang membedakan profesi sekretaris dengan asisten pribadi (personal assistant).
Skill yang Dibutuhkan
Jika kamu ingin bekerja menjadi sekretaris, kamu harus memiliki skill berikut ini.
-
Kemampuan Komunikasi
Sekretaris akan berhadapan dengan banyak orang. Tidak hanya orang-orang di dalam perusahaan saja, namun juga mereka yang berasal dari luar perusahaan. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik.
Kemampuan komunikasi yang baik dinilai dari bagaimana sekretaris memandu jalannya proses komunikasi. Artinya, seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan siapapun, kapanpun, dan dimanapun, asal dalam konteks pekerjaan.
-
Melek Teknologi
Zaman dahulu, seorang sekretaris hanya bekerja dengan menggunakan pulpen, kertas, dan setumpuk buku. Namun kini zaman telah jauh berubah. Dalam mengatur agenda dan mengurusi dokumen, sekretaris zaman kini dibantu oleh teknologi yang ada.
Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus melek teknologi. Tidak berhenti sampai di situ, sekretaris baiknya juga mampu menggunakan teknologi dengan efisien dan profesional. Hal ini akan semakin membantu sekretaris dalam menyelesaikan pekerjaan.
-
Skill Organisasional
Sekretaris akan bergelut dengan dokumen perusahaan. Tentu saja dokumen perusahaan tidak hanya selembar dua lembar. Ia harus tahu cara menyusun dokumen-dokumen tersebut dan mampu mengelolanya jika dokumen itu dibutuhkan oleh anggota perusahaan yang lain.
Di sinilah skill organisasional sekretaris dibutuhkan. Adapun yang dimaksud dengan skill organisasional tersebut adalah kemampuan sekretaris untuk mengorganisir segala sesuatunya dengan baik. Dengan adanya skill ini, perusahaan akan semakin teratur dan dapat bekerja secara efisien.
-
Kemampuan Mengatur Waktu (Time Management)
Sekretaris berperan dalam mengatur agenda, seperti jadwal pertemuan atasan. Di sisi lain, sekretaris juga harus berurusan dengan dokumen atau bertemu dengan pihak eksternal perusahaan.
Untuk itulah kemampuan mengatur waktu sangat diperlukan oleh seorang sekretaris. Jika skill ini kamu miliki, pekerjaan kamu sebagai sekretaris akan terbantu sekali. Jadi, mulailah untuk melatih skill ini, yah Campuspedia Friends!
-
Kemampuan Mengatasi Masalah (Problem Solving)
Urusan perusahaan tidak akan selalu berjalan mulus. Sesekali kamu akan dihadapkan dengan permasalahan. Permasalahan sederhana yang sering ditemui sekretaris adalah berupa pembatalan jadwal atau dokumen hilang, dan lainnya.
Sudah menjadi tugas sekretaris lah untuk ikut berkontribusi dalam memberi solusi atas masalah itu. Kemampuan problem solving akan menjadi nilai plus bagi kamu. Sekretaris yang cekatan dan solutif akan sangat disukai oleh perusahaan.
Baca juga: 7 Tips Membangun Personal Branding Untuk Karir Cemerlang!
Bagaimana, sudah siap untuk menjadi sekretaris handal di masa depan? Jangan lupa bekali dirimu dengan beberapa skill yang harus dimiliki sekretaris tersebut yah, Campuspedia Friends!
Simak informasi lainnya dengan cara ikuti Campuspedia di Instagram, Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, dan Official Line.
